Wersja 2 z dnia 13.09.2026

§ 1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Helpan Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Puławska 479/8, 02-844 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0001227822, NIP: 9522108474, REGON: 142953052, kapitał zakładowy 60.000 zł (dalej: „My", „Spółka" lub „Helpan").

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

• e-mailem na adres: legal@helpan.eu,

• listownie na adres siedziby wskazany powyżej,

• poprzez zakładkę „Zgłoś problem" w Helpan.

Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony www.helpan.eu oraz Aplikacji Helpan (łącznie: „Helpan"). Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie platformy Helpan (Część A dla Klientów i Część B dla Serwisów).

§ 2. Kogo dotyczy ta Polityka

Politykę stosujemy do wszystkich osób fizycznych, których dane przetwarzamy w związku z działaniem Helpan, w szczególności do:

• Klientów – posiadaczy pojazdów, którzy zakładają Konto, wysyłają Zgłoszenia, wybierają Oferty, zamawiają Bony i zawierają umowy z Serwisami za pośrednictwem Helpan,

• Serwisów i osób działających w ich imieniu – osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wspólników, reprezentantów, pracowników i współpracowników Serwisów, którzy korzystają z Konta Serwisu,

• osób niezalogowanych – odwiedzających stronę www.helpan.eu, subskrybentów Newslettera oraz osób kontaktujących się z nami (np. przez formularz „Zgłoś problem" lub e-mail),

• osób polecanych – osób, którym Klient poleca Helpan w ramach polityki poleceń, do chwili założenia przez nie Konta,

• osób zgłaszających nadużycia – w ramach procedury zgłaszania treści bezprawnych lub sprzecznych z Regulaminem.

§ 3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Większość danych podajesz nam samodzielnie – przy rejestracji Konta, wysyłaniu Zgłoszenia, składaniu Oferty, zamawianiu Bonu, płatności, reklamacji lub kontakcie z nami. Część danych powstaje automatycznie podczas korzystania z Helpan. W zależności od tego, kim jesteś i z jakich funkcji korzystasz, przetwarzamy:

• dane Konta Klienta: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, hasło (w formie zaszyfrowanej), zapisane zestawy danych do faktury (dane osoby prywatnej albo dane firmy z NIP, pobierane z GUS), historia aktywności na Koncie,

• dane pojazdów: marka, model, numer rejestracyjny, numer VIN i inne dane z dowodu rejestracyjnego, przebieg, dobrowolnie podane dane polis OC/AC i terminów badań technicznych, dokumentacja serwisowa gromadzona na Koncie (w tym raporty ze Sprawdzenia 15 punktów, Kosztorysy i faktury); jeśli korzystasz z odczytu danych z dowodu rejestracyjnego przez asystenta AI, obraz dokumentu jest przetwarzany wyłącznie w celu odczytania danych pojazdu,

• dane Zgłoszeń: opis usterki lub potrzeby, dane pojazdu, preferowane miejsce i czas realizacji Usługi, a także dobrowolnie załączone zdjęcia lub materiały wideo – pamiętaj, aby nie zamieszczać na nich danych osób trzecich ani informacji, których nie chcesz ujawniać Serwisom; jeśli korzystasz z asystenta AI do sporządzenia Zgłoszenia, treść Zgłoszenia jest przetwarzana w celu jej doprecyzowania,

• dane Konta Serwisu: NIP (dane rejestrowe działalności pobieramy z GUS/CEIDG/KRS), numer telefonu, adres e-mail, kod pocztowy lokalizacji warsztatu, adres do doręczania reklamacji, kategorie świadczonych Usług, numer kasy fiskalnej, dane niezbędne do wystawiania faktur w imieniu Serwisu (w tym uprawnienia nadane w KSeF) oraz do emisji Bonów w imieniu Serwisu, dane rachunku rozliczeniowego u Operatora Usług Płatniczych, a w toku weryfikacji – także publicznie dostępne informacje o Serwisie (np. oceny i opinie w internecie, wpisy w rejestrach dłużników, oznaczenie i godziny pracy warsztatu),

• dane transakcyjne: informacje o wybranych Ofertach, zamówionych Bonach (numer Bonu, Dzień Wizyty, status blokady i pobrania Opłaty za Bon, kod QR i jego weryfikacja w Serwisie), płatnościach za Usługi, Rabacie za skorzystanie z aplikacji i kodach rabatowych, fakturach i korektach (w tym numerach KSeF), danych paragonów fiskalnych rejestrowanych przez Serwis, statusie realizacji Usługi oraz ocenach wystawionych Serwisom; danych Twojej karty płatniczej nie przechowujemy – kartę zapisujesz bezpośrednio u Operatora Usług Płatniczych (Stripe), a my otrzymujemy jedynie informację o wybranej metodzie płatności i statusie transakcji,

• dane komunikacji: treść wiadomości wymienianych pomiędzy Klientem a Serwisem za pośrednictwem Helpan, zgłoszenia przez zakładkę „Zgłoś problem", korespondencja reklamacyjna, prowadzona w ramach Negocjacji oraz w czacie reklamacji, a także opinie rzeczoznawców wydane w sporach,

• dane poleceń: adres e-mail lub numer telefonu osoby polecanej, podany przez Klienta polecającego, oraz informacja o skuteczności polecenia,

• dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, logi systemowe, dane o lokalizacji urządzenia (jeśli wyrazisz na to zgodę w ustawieniach urządzenia, np. przy usłudze holowania), dane z plików cookies i podobnych technologii (szczegóły w § 9).

Dane Serwisu będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą oraz dane reprezentantów i osób kontaktowych Serwisu możemy otrzymać także od samego Serwisu (np. gdy pracodawca nadaje Ci dostęp do Konta) oraz z rejestrów publicznych (GUS, CEIDG, KRS). Dane osoby polecanej otrzymujemy od Klienta polecającego.

§ 4. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Twoje dane przetwarzamy wyłącznie w celach opisanych poniżej, na podstawie art. 6 ust. 1 RODO:

1. Prowadzenie Konta i świadczenie Usług cyfrowych – rejestracja, logowanie, obsługa i utrzymanie Konta, zapewnienie funkcjonalności Helpan, w tym gromadzenie dokumentacji serwisowej pojazdu, przypomnienia o terminach badań technicznych i polis oraz przeniesienie danych pojazdu do nowego właściciela na Twoje żądanie (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; wobec reprezentantów i pracowników Serwisu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy zawartej z Serwisem).

2. Pośredniczenie w zawieraniu umów – udostępnianie Zgłoszeń Serwisom działającym w danej lokalizacji i kategorii, prezentowanie Ofert Klientowi, obsługa akceptacji Ofert, rezerwacji terminu, Bonów i kodów QR, raportów ze Sprawdzenia 15 punktów, Kosztorysów i statusów realizacji (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie danych osób działających w imieniu Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Asystent AI – odczyt danych pojazdu z dowodu rejestracyjnego oraz pomoc w sporządzeniu Zgłoszenia przy użyciu narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji dostarczanego przez zewnętrznego dostawcę; z funkcji tej korzystasz dobrowolnie, zawsze możesz wprowadzić dane ręcznie, a wynik działania asystenta zatwierdzasz samodzielnie (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane przekazywane do narzędzia AI nie są wykorzystywane przez dostawcę do trenowania jego modeli.

4. Weryfikacja Serwisów – ocena Serwisu przed aktywacją Konta i w trakcie współpracy, w tym analiza publicznie dostępnych opinii, rejestrów i lokalizacji warsztatu (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i jakości usług oferowanych Klientom).

5. Obsługa płatności i rozliczeń – blokada i pobranie Opłaty za Bon oraz płatności za Usługi za pośrednictwem Operatora Usług Płatniczych, emisja i transfer Bonów w imieniu Serwisu, naliczanie Prowizji, wystawianie faktur w imieniu Serwisu (w tym faktur ustrukturyzowanych w KSeF) oraz faktur Helpan i ich korekt, prowadzenie ewidencji płatności za Bony, realizacja zwrotów (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki podatkowe i rachunkowe).

6. Obsługa reklamacji, Negocjacji i sporów – przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji, wspieranie polubownego rozwiązywania sporów pomiędzy Klientem a Serwisem, udział administratora Helpan w sporze, zlecanie opinii niezależnym rzeczoznawcom samochodowym, prowadzenie procedury „Zgłoś problem" (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a w zakresie mediacji pomiędzy stronami i zlecania opinii – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

7. Oceny i opinie – publikowanie i moderowanie ocen wystawianych Serwisom przez Klientów oraz weryfikacja, że ocena pochodzi od Klienta, który skorzystał z Usługi (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

8. Polityka poleceń – obsługa poleceń, weryfikacja ich skuteczności i przyznawanie kodów rabatowych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec Klienta polecającego; art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec osoby polecanej – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na realizacji programu poleceń; osobie polecanej wysyłamy wyłącznie jednorazowe zaproszenie).

9. Moderacja treści i zgłoszenia nadużyć – przyjmowanie zgłoszeń treści bezprawnych lub sprzecznych z Regulaminem, blokowanie i usuwanie treści, prowadzenie postępowań wyjaśniających, ograniczanie dostępu do Konta (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z rozporządzenia o usługach cyfrowych (DSA), oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności Helpan z prawem).

10. Newsletter i marketing własny – wysyłka informacji o naszych działaniach, w tym treści promocyjnych i handlowych, na podany przez Ciebie adres e-mail oraz Powiadomień marketingowych na telefon (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – marketing bezpośredni własnych usług, przy czym wysyłka odbywa się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na dany kanał komunikacji, którą możesz w każdej chwili wycofać).

11. Zapewnienie bezpieczeństwa i rozwoju Helpan – monitorowanie logów, zapobieganie nadużyciom i oszustwom (w tym wyłudzaniu kodów rabatowych i omijaniu systemu płatności), diagnozowanie błędów, statystyka i analityka korzystania z Helpan (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie nieniezbędnych plików cookies – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda).

12. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – w tym dokumentowanie przebiegu transakcji, korespondencji i zgłoszeń (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

13. Wypełnianie obowiązków prawnych – w szczególności podatkowych, rachunkowych, wynikających z przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, praw konsumenta, rozporządzenia P2B (2019/1150) i DSA (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

§ 5. Czy musisz podawać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy – bez nich nie założysz Konta, nie wyślesz Zgłoszenia, nie zamówisz Bonu, nie złożysz Oferty ani nie dokonasz płatności. Pozostałe dane (np. zdjęcia w Zgłoszeniu, dane polis, dane podawane dobrowolnie przy rejestracji Serwisu) podajesz według własnego uznania. Podanie danych na fakturach i w rozliczeniach jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Dane nabywcy wskazane przy akceptacji Oferty są wiążące dla wszystkich dokumentów danego Zgłoszenia.

§ 6. Komu udostępniamy Twoje dane

Twoje dane przekazujemy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do działania Helpan, następującym kategoriom odbiorców:

• Serwisom – jeśli jesteś Klientem, Twoje Zgłoszenie (wraz z opisem, danymi pojazdu, lokalizacją oraz załączonymi materiałami) jest widoczne dla Serwisów działających w danej lokalizacji i kategorii, a po wyborze Oferty Serwis otrzymuje dane niezbędne do realizacji Usługi Rezerwacyjnej i Usługi, w tym dane nabywcy do faktur wystawianych w jego imieniu. Z chwilą złożenia Ci Oferty Serwis staje się odrębnym administratorem Twoich danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i samodzielnie odpowiada za ich dalsze przetwarzanie w swoich celach,

• Klientom – jeśli działasz w imieniu Serwisu, Klient widzi dane Serwisu (w tym dane na fakturach wystawianych w imieniu Serwisu) oraz treść Ofert i komunikacji prowadzonej za pośrednictwem Helpan,

• Operatorowi Usług Płatniczych (Stripe) – w zakresie niezbędnym do zapisania karty, blokady i pobrania Opłaty za Bon, obsługi płatności za Usługi, rozliczeń z Serwisami i zwrotów; Stripe przetwarza dane płatnicze jako samodzielny administrator w zakresie własnych obowiązków regulacyjnych (m.in. przeciwdziałania praniu pieniędzy) oraz zgodnie z własną polityką prywatności; jeśli wybierzesz odroczoną płatność, Twoje dane otrzyma także jej dostawca (Klarna) jako samodzielny administrator,

• niezależnym rzeczoznawcom samochodowym – w sporach wymagających oceny technicznej, w zakresie danych pojazdu, Kosztorysu, faktury, zdjęć i historii reklamacji,

• dostawcy narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji – wyłącznie w zakresie danych przetwarzanych przez asystenta AI (§ 4 pkt 3), na podstawie umowy powierzenia,

• dostawcom usług IT – hostingu i infrastruktury serwerowej, bazy danych, narzędzi do wysyłki e-maili, SMS, wiadomości w komunikatorach i powiadomień push oraz podmiotom wspierającym rozwój i utrzymanie Helpan – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO),

• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze – w zakresie niezbędnym do prowadzenia naszej działalności,

• organom publicznym – gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa (np. Krajowa Administracja Skarbowa w związku z KSeF i ewidencją sprzedaży, sądy, organy ścigania, Prezes UOKiK).

§ 7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady przetwarzamy dane na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Niektórzy nasi dostawcy (w szczególności Stripe, dostawca narzędzia AI oraz dostawcy niektórych narzędzi analitycznych i komunikacyjnych) mogą przekazywać dane do państw trzecich, w tym do USA. W takim przypadku transfer odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, w razie potrzeby uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia. Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami na adres legal@helpan.eu.

§ 8. Jak długo przechowujemy dane

• dane Konta – przez czas prowadzenia Konta, a po jego usunięciu przez okres przedawnienia roszczeń związanych z korzystaniem z Helpan; Konto nieaktywne przez ponad 2 lata może zostać zamknięte po uprzednim powiadomieniu,

• dane transakcji, Bonów, faktur, paragonów i rozliczeń – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (obowiązek wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych),

• dane reklamacji, Negocjacji i sporów – przez czas trwania postępowania oraz okres przedawnienia roszczeń, nie krócej niż przez okres, w którym Klient może zgłosić reklamację do zlecenia (24 miesiące dla konsumenta, 12 miesięcy dla firmy),

• obraz dowodu rejestracyjnego przetwarzany przez asystenta AI – wyłącznie na czas odczytu danych, po czym jest usuwany,

• dane poleceń – do czasu rozstrzygnięcia skuteczności polecenia i wygaśnięcia kodu rabatowego,

• dane Newslettera i zgód marketingowych – do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu,

• dane zgłoszeń nadużyć – przez okres wymagany do rozpatrzenia zgłoszenia i wynikający z przepisów prawa,

• logi i dane techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki, nie dłużej niż 24 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu,

• dane z plików cookies – zgodnie z okresami ważności poszczególnych plików, opisanymi w § 9.

§ 9. Pliki cookies i podobne technologie

Helpan korzysta z plików cookies i podobnych technologii (np. local storage), czyli niewielkich plików zapisywanych na Twoim urządzeniu. Stosujemy:

• cookies niezbędne – umożliwiające działanie Helpan, w tym logowanie, utrzymanie sesji i bezpieczeństwo; ich stosowanie nie wymaga Twojej zgody (podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes oraz niezbędność do świadczenia usługi),

• cookies funkcjonalne – zapamiętujące Twoje preferencje i ustawienia,

• cookies analityczne – pozwalające badać sposób korzystania z Helpan i poprawiać jego działanie,

• cookies marketingowe – jeśli je stosujemy, służą do prezentowania treści dopasowanych do Twoich zainteresowań.

Cookies inne niż niezbędne stosujemy wyłącznie za Twoją zgodą, którą wyrażasz w banerze cookies przy pierwszej wizycie. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać lub zmienić zakres w ustawieniach prywatności dostępnych w Helpan, a także zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji Helpan. Aktualna lista stosowanych narzędzi i dostawców cookies wraz z okresami ich ważności jest dostępna w ustawieniach prywatności.

§ 10. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),

• sprostowania danych (art. 16 RODO),

• usunięcia danych (art. 17 RODO) – w zakresie, w jakim nie mamy obowiązku lub uzasadnionej podstawy dalszego ich przechowywania,

• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),

• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO), w tym pobrania dokumentacji serwisowej pojazdu,

• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO) – sprzeciw wobec marketingu uwzględniamy zawsze,

• wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz do nas na adres legal@helpan.eu lub skorzystaj z zakładki „Zgłoś problem". Odpowiemy niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania (termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące w sprawach szczególnie skomplikowanych – o czym Cię poinformujemy).

§ 11. Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

Helpan automatycznie dopasowuje Zgłoszenia Klientów do Serwisów na podstawie lokalizacji i wybranych kategorii Usług, porządkuje Oferty według daty ich złożenia, wyświetla przy Ofertach średnią ocen Serwisu, automatycznie zakłada blokadę i pobiera Opłatę za Bon w terminach opisanych w Regulaminie, wysyła Powiadomienia i przypomnienia oraz automatycznie włącza administratora Helpan do reklamacji, na którą Serwis nie odpowiedział w terminie. Decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływające (rozstrzygnięcia reklamacji, ograniczenie lub zawieszenie Konta, odmowa aktywacji Konta Serwisu) są zawsze podejmowane przez człowieka. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 12. Serwis jako odrębny administrator

Jeżeli jesteś Klientem, pamiętaj, że z chwilą złożenia Ci Oferty za pośrednictwem Helpan, Serwis staje się odrębnym administratorem Twoich danych osobowych w zakresie danych udostępnionych mu w związku z Ofertą oraz otrzymanych w toku dalszej komunikacji, w tym danych zawartych na fakturach i paragonach dokumentujących Usługę Rezerwacyjną i Usługę. Serwis samodzielnie odpowiada za zgodność tego przetwarzania z prawem, w tym za realizację obowiązków informacyjnych wobec Ciebie. Niniejsza Polityka nie obejmuje przetwarzania danych przez Serwisy w ich własnych celach.

§ 13. Jak chronimy Twoje dane

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji danych (protokół HTTPS), szyfrowanie haseł, kontrolę dostępu do danych ograniczoną do upoważnionych osób, kopie zapasowe oraz monitorowanie bezpieczeństwa infrastruktury. Dostęp do Konta zabezpieczony jest loginem i hasłem – dbaj o ich poufność i nie udostępniaj ich osobom nieupoważnionym. Serwis odpowiada za nadawanie i cofanie dostępu do swojego Konta osobom przez siebie upoważnionym.

§ 14. Zmiany Polityki Prywatności

Możemy zmieniać Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, dodania nowych funkcjonalności Helpan, zmiany dostawców usług lub w celu poprawy ochrony prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię w ramach Helpan lub e-mailem. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie www.helpan.eu oraz w Aplikacji Helpan.

Polityka Prywatności w wersji 2 obowiązuje od dnia 14.09.2026 r. i zastępuje wersję z dnia 04.09.2026 r.